Comunicando

La organización de eventos de empresa en Donostia-San Sebastián o en cualquier otro emplazamiento nunca es una labor sencilla ni baladí, y te hablamos por experiencia.

Recientemente Más Comunica2 ha organizado el evento #KaixoSummer2022 para el restaurante Café Saigón San Sebastián. Una cita que nace con la clara intención de convertirse, con el paso de los años, en un referente del verano donostiarra, y con la que el restaurante quiere dar el pistoletazo de salida al verano, momento del año en potencia el uso de su increíble terraza para acoger cualquier tipo de evento de empresa, o de carácter personal.

Una vez claro el objetivo, toca ponerse manos a la obra para diseñar una cita a la que cualquiera desearía que le invitaran, pero a la que por cuestiones de aforo no todos pueden asistir. Un evento veraniego capaz de soportar la presencia de la lluvia (que, por cierto, nos acompañó), divertido, exquisito y sorprendente para los asistentes en el que el restaurante pueda trasladar su mensaje corporativo.

Como puedes ver, todo un reto que, gracias a los consejos que te vamos a contar, fue todo un éxito.

¿Por qué mi empresa debe organizar un evento?

Primero, porque tu empresa o entidad seguro que tiene novedades y mensajes estratégicos que trasladar a su público objetivo. Así, los eventos se convierten en una excelente ocasión para transmitirlos de una forma más directa, además de proyectar una imagen de organización activa.

Segundo, porque las relaciones interpersonales son la base sobre la que se sustenta el buen funcionamiento de cualquier empresa o entidad, y asegura los cimientos para un crecimiento equilibrado y sostenido.

Por lo tanto, si tienes algo que contar, prepara un evento en el que reúnas a las personas que más te interesen, fomenta las relaciones interpersonales durante el mismo y deja que su magia haga el resto.

Claves para un evento de empresa exitoso

    •   Objetivo: Como en todas las acciones que planteamos desde Más Comunica2, lo primero es saber qué pretendemos lograr con dicho evento. CONSEJO: Analiza muy bien todas esas novedades y mensajes estratégicos que quieres trasladar a tu público, y decide cuál tiene entidad propia de evento.

    •   Planificación: Otro de nuestros ingredientes secretos. Un evento exitoso es resultado de un trabajo intenso y planificado con antelación. Según la magnitud del mismo y el equipo con el que cuentes, así tendrás que aumentar el plazo de preparación, pero alrededor de dos meses es un periodo válido. CONSEJO: Calendariza cada uno de los pasos que deben sucederse, revisa el calendario y actualízalo constantemente.

    •   ¿A quién invito?: La respuesta a esta pregunta te la da directamente tu objetivo. Por ejemplo, para el #KaixoSummer2022 hicimos una selección de invitados que respondía a los objetivos marcados para el evento. Una vez tengas claro el listado, diseña los canales a través de los cuales les harás llegar la invitación. CONSEJO:  Planea varios envíos de las invitaciones para asegurarte las confirmaciones.

    •    Timing: Prevé con mucha antelación todo lo que debe y puede suceder durante el evento. Para el #KaixoSummer2022 confeccionamos un timming en el que estaba previsto a qué hora debía desarrollarse cada acción, qué persona era responsable de cada paso y qué era necesario. Ante un imprevisto como la lluvia, teníamos un plan B con una sala anexa a la terraza del restaurante para albergar el evento. CONSEJO: No dejes nada al azar.
 
    •    Cuida los pequeños detalles: Música, iluminación, sonido e incluso pantallas para la emisión de mensajes corporativos son pequeños detalles que debes controlar CONSEJO: Confirma su correcto funcionamiento al menos un día antes del evento.

    •    Favorece las relaciones interpersonales: Haz todo lo posible porque tus invitados se sientan cómodos, como en casa. Eso favorecerá las relaciones interpersonales que, además, tú y/o todo el equipo deberéis promocionar. CONSEJO: En la medida de lo posible, confecciona una lista de invitados con sus fotos, os ayudará a reconocer y tratar más directamente a los invitados que no conoces personalmente.

    •    Encuesta de satisfacción: En todas las conversaciones que mantengas con tus invitados pregúntales por su nivel de satisfacción con el evento, practica una escucha activa. Y si lo consideras pertinente, días después envía una encuesta online, te ayudará a mejorar futuros eventos y la vinculación con tus invitados.

El último consejo consiste en dejarte ayudar por profesionales. Recuerda que un evento que organice tu empresa o entidad es una oportunidad única e inmejorable para hacerla crecer y proyectar su mejor imagen.

Por eso, contar con profesionales experimentados en Comunicación Corporativa, como Más Comunica2, te ayudará a sacar todo el jugo a una acción de comunicación de esta envergadura. ¡Encantados de escucharte!

Cuanto más comunicados, mejor ;)